<p class="esl-lead">В одной поставке могут одновременно понадобиться документы о передаче товара и документы о перевозке. Чтобы не обнаружить пропуск в день отгрузки, распределите их между ответственными заранее.</p><p>Проверено 20 октября 2026 года. Слово «накладная» без уточнения часто становится причиной путаницы: участники могут говорить о разных документах.</p><h2>Для чего нужен УПД</h2><p>ФНС разъясняет, что с 1 января 2026 года прекращено применение прежних утверждённых электронных форматов товарной накладной и акта. Для формализованного электронного обмена используется, в частности, формат УПД 5.03. Он позволяет оформлять первичный документ и счёт-фактуру совместно или в предусмотренных вариантах отдельно. При этом отмена старых электронных форматов не означает общего запрета бумажных первичных документов.</p><h2>Для чего нужна транспортная накладная</h2><p>Перевозочные документы относятся к оформлению перевозки. С 1 сентября 2026 года действует обязательный электронный порядок для установленных видов документов с предусмотренными исключениями. Поэтому наличие подписанного УПД само по себе не является проверкой готовности перевозочного комплекта.</p><h2>Как разложить документы по операциям</h2><ul><li><strong>Передача товара:</strong> договорённость продавца и покупателя о первичных документах и реквизитах.</li><li><strong>Перевозка:</strong> согласованные участники, сведения о грузе, маршрут и порядок подписания перевозочного документа.</li><li><strong>Таможенное оформление:</strong> комплект по товару и выбранной процедуре, который проверяется отдельно.</li><li><strong>Маркировка:</strong> сведения и операции по применимым правилам товарной группы.</li></ul><h2>Одна таблица вместо нескольких переписок</h2><p>Для каждой операции укажите название документа, составителя, подписанта, крайний срок и место хранения актуальной версии. Добавьте статус: «нужны сведения», «на проверке», «готов к подписанию», «подписан». Не используйте слово «готово», если оно означает только создание черновика.</p><p>Свяжите строки общим номером поставки. Проверьте количество мест, массу и наименования там, где они должны совпадать по смыслу. Разные документы могут описывать разные события — механически копировать все поля из одного в другой не следует.</p><h2>Что проверить при изменениях</h2><p>Если поменялись получатель, перевозчик или состав партии, сообщите об этом всем ответственным за документы. Уточните порядок исправления через используемую систему. Простая отправка новой картинки в мессенджере не подтверждает корректировку электронного документа и его повторное согласование.</p><p class="esl-source">Официальные источники: <a href="https://www.nalog.gov.ru/rn77/news/activities_fts/16543959/" target="_blank" rel="noopener">ФНС: электронные форматы и УПД</a>; <a href="https://www.mintrans.gov.ru/press-center/news/12933" target="_blank" rel="noopener">Минтранс: электронные перевозочные документы</a>. Дополнительно: <a href="/blog/elektronnaya-transportnaya-nakladnaya-2026">подготовка ЭТрН до отгрузки</a>.</p><p class="esl-guide-link"><a href="/contacts">Обсудить поставку с ESL →</a></p>